Что такое KPI HR?

Ключевые показатели эффективности в управлении персоналом (HR KPI) — это стратегические HR-метрики, которые используются для оценки того, насколько эффективно HR поддерживает общие цели организации. HR KPI измеряет, насколько успешно (или нет) HR вносит вклад в HR-стратегию организации и достигает ее

Поскольку стратегия HR создается для поддержки более широкой стратегии организации, KPI в HR отражают, как эффективность HR связана с целями компании. Обычно они связаны с результатами, которые способствуют успеху бизнеса, и часто выводятся из таких фреймворков, как Balanced Scorecard*

Для достижения определенной бизнес-цели HR может отслеживать несколько KPI, каждый из которых представляет собой меньшую, выполнимую задачу. В идеале все KPI должны работать вместе для продвижения стратегии HR. Однако могут возникнуть конфликты.

Например, если вам приходится сокращать расходы на обучение и развитие, одновременно пытаясь стимулировать инновации, это создает стратегическую проблему. В таких случаях HR должен сбалансировать конкурирующие приоритеты, такие как поощрение инноваций с меньшими ресурсами

Пример
Dodgers — это организация, которая пытается внедрять инновации в условиях жесткой конкуренции. По этой причине совет директоров принял решение сократить расходы везде, кроме отдела инноваций в продуктах. Вопрос в том, как эта цель трансформируется в HR KPI?

Вся организация, включая HR, должна экономить деньги. Это сокращение может, например, коснуться расходов на подбор персонала. В настоящее время они составляют $500 000 и должны быть снижены до $400 000.

В этом случае «Стоимость подбора персонала в долларах» — это KPI. Текущая оценка составляет $500 000, а цель для этого KPI — $400 000.

Вторым KPI HR может быть «инновационное поведение», измеряемое в ежегодном опросе вовлеченности сотрудников организации. Текущий балл по 10-балльной шкале составляет 6,2, а целевой показатель для этого KPI — 7,5 или выше. Достичь этого будет довольно сложной задачей

Как HR-отдел использует KPI для поддержки организационных потребностей?

Ключевые показатели эффективности управления персоналом предоставляют ценную информацию, которая помогает улучшить процесс принятия решений, контролировать эффективность работы персонала и планировать будущие потребности в талантах различными способами

Например:

• Согласование деятельности отдела персонала с бизнес-целями: отдел по персоналу использует ключевые показатели эффективности (KPI), чтобы гарантировать, что его стратегии, такие как найм или развитие сотрудников, напрямую способствуют достижению более широких целей компании

• Принятие решений на основе данных: анализируя прогресс по ключевым показателям эффективности, например, с помощью дашбордов, HR могут принимать обоснованные решения и делать выбор на основе данных относительно политик, распределения ресурсов и стратегий управления персоналом

• Отслеживание эффективности работы персонала: такие ключевые показатели эффективности, как производительность труда сотрудников или достижение целей, помогают гарантировать, что команды эффективно достигают своих бизнес-целей

• Мониторинг вовлеченности сотрудников: такие показатели, как результаты опроса о вовлеченности или показатели текучести кадров, сигнализируют о моральном духе и удовлетворенности, которые влияют на удержание персонала и эффективность работы организации

• Поддержка планирования рабочей силы: HR-отдел использует данные и показатели для прогнозирования и удовлетворения текущих и будущих потребностей в персонале и талантах, гарантируя, что в организации будут нужные люди на нужных должностях

Примеры KPI HR

KPI, используемые в организации, уникальны. Организации отличаются друг от друга, и KPI должны отражать эту уникальность компании.

Многие ресурсы, которые вы найдете в сети, содержат десятки, а иногда и около сотни примеров HR KPI. Однако большинство из них — это простые HR-метрики, которые могут дать полезную информацию об операциях HR, но они не будут напрямую способствовать стратегии организации

Вот список из 20 примеров ключевых HR-показателей:

Коэффициент отсутствия
Коэффициент отсутствия или прогулов в организации обычно рассчитывается путем деления количества рабочих дней, в которые сотрудник отсутствовал, на общее количество рабочих дней. Высокие показатели отсутствия могут быть признаком таких скрытых проблем, как низкий моральный дух, выгорание или неэффективность на рабочем месте, все из которых влияют на производительность и способность организации достигать своих целей

Стоимость отсутствия
Общая стоимость отсутствия рассчитывается путем включения в нее заработной платы сотрудника, стоимости управления отсутствием и стоимости замещения.
Этот KPI особенно актуален для европейских стран с сильными профсоюзами и надежной защитой сотрудников, поскольку эти факторы часто приводят к более высоким расходам, связанным с отсутствием сотрудников. Эти меры защиты могут включать гарантированный оплачиваемый отпуск по болезни, политику продления отпуска или юридические требования к работодателям покрывать заработную плату во время отсутствия, все из которых увеличивают финансовую нагрузку на организации

Уровень удовлетворенности бенефитами
Удовлетворенность различными типами льгот для сотрудников обычно измеряется с помощью опроса вовлеченности, но также может быть оценена в ходе stay - интервью. Информация, полученная в ходе этих опросов, может помочь снизить текучесть кадров

Коэффициент производительности труда сотрудников (EPR)
Хотя этот показатель трудно поддается расчету, он измеряет производительность рабочей силы компании за определенный период. Он может помочь менеджерам понять, нужно ли им нанимать больше (или меньше) людей для достижения своих целей

Индекс удовлетворенности сотрудников
Удовлетворенность сотрудников можно измерить с помощью опросов об отношении и вовлеченности, а также stay- и exit- интервью. Неудивительно, что неудовлетворенность персонала является распространенной причиной текучести кадров

Индекс вовлеченности сотрудников
Вовлеченность сотрудников измеряется теми же инструментами, что и удовлетворенность персонала (за исключением выходного интервью). Высокая вовлеченность сотрудников предсказывает более высокую производительность, лучшее обслуживание клиентов, меньшую текучесть кадров и многие другие важные и позитивные результаты

Индекс инноваций сотрудников
Инновации можно измерить с помощью опросов об отношении или вовлеченности, и они все чаще становятся ключевым фактором успеха в бизнесе. Часть роли HR — обеспечить эти инновации в организации

Индекс благополучия сотрудников
Этот показатель представляет собой комплексный показатель, полученный на основе опросов, в ходе которых измеряется психическое и физическое здоровье сотрудников, баланс между работой и личной жизнью, уровень стресса, понимание цели и другие факторы, влияющие на производительность и удержание персонала

Внутреннее продвижение по карьере
Этот KPI измеряется путем деления количества высших функций (должностей), заполненных посредством внутреннего продвижения, на общее количество заполненных более высоких должностей. Внутренние сотрудники часто быстрее вникают в ситуацию, снижают риск плохого найма и дольше остаются на должности

Индекс лояльности клиентов (NPS)
Индекс потребительской лояльности (Net Promoter Score) — отличный способ измерения степени, в которой кто-то порекомендует услугу или бизнес другому человеку
Чтобы узнать, насколько сотрудники удовлетворены работой HR (услугами), вы можете измерить NPS HR
Используя индекс лояльности, вы также можете измерить, в какой степени люди рекомендуют работать в организации — индекс лояльности сотрудников (eNPS). NPS может быть надежным HR KPI, в зависимости от ваших стратегических целей

Эффективность руководителя (индекс)
Эффективность работы руководителя можно отслеживать с помощью различных показателей, в том числе:

• Текучесть кадров и удержание на одного руководителя
• Оценки вовлеченности на каждого руководителя
• Показатели эффективности команды
• Прогулы на одного руководителя

То, как компания измеряет эффективность своих руководителей, будет зависеть от целей организации. Это помогает ей оценить влияние руководителей, среди прочего, на удовлетворенность команды и производительность

Процент затрат на персонал
Этот показатель измеряет долю общих расходов организации, приходящуюся на расходы на персонал, которая рассчитывается путем деления расходов на персонал на общие расходы организации.

Хотя этот ключевой показатель эффективности используется нечасто, он может оказаться полезным для выявления возможностей сокращения затрат или оценки потенциальных преимуществ автоматизации при оптимизации операций

Качество найма
Качество найма представляет собой ценность, которую новый сотрудник приносит компании. Оно показывает, насколько новый сотрудник способствует долгосрочному успеху организации
Качество найма показывает, насколько эффективно HR-отдел набирает и выбирает кандидатов. Постоянное поддержание высокого качества найма позволяет организации легче достигать своих стратегических целей

Коэффициент текучести персонала
Текучесть кадров — это распространенная метрика и важный KPI, поскольку высокая текучесть кадров может быть очень затратной. Однако расчет текучести кадров гораздо сложнее, чем может показаться. Для более подробного обзора вы можете ознакомиться с нашей статьей о том, как рассчитать коэффициент текучести кадров, в которой мы обсуждаем различные подходы и предлагаем наилучшую практику:
https://www.aihr.com/blog/how-to-calculate-employee-turnover-rate/

Коэффициент непреднамеренной текучести персонала
Не вся текучесть кадров является добровольной. Недобровольная текучесть кадров относится к проценту сотрудников, которые покидают организацию из-за решений работодателя, таких как увольнения, расторжения или сокращения штатов. Это можно рассчитать, как процент от общего числа уволившихся сотрудников или относительно общего числа сотрудников в организации за тот же период

Добровольная текучесть персонала
Это количество увольнений по инициативе сотрудников. Опять же, вы можете рассматривать его как процент от общего числа увольнений или по отношению к общему числу сотрудников

Нежелательная текучесть персонала
Не вся текучесть кадров плоха. Обычно она положительна, когда плохие исполнители или активно невовлеченные сотрудники покидают организацию
Нежелательная текучесть кадров происходит, когда хорошие или высокопроизводительные сотрудники покидают компанию по причинам, которых можно было бы избежать (например, компенсация, руководство, отсутствие возможностей для развития и т. д.).

Эффективность обучения персонала
Эффективность обучения оценивает, насколько хорошо программа обучения достигает своих целей, измеряя ее влияние на навыки, знания и производительность труда сотрудников, а также ее вклад в финансовые результаты компании. Эффективное обучение должно обеспечивать измеримые улучшения в этих областях, чтобы оправдать его ценность

ROI обучения (возврат инвестиций)
Как следует из названия, ROI в обучение оценивает, сколько компания получает в финансовом отношении от своих инвестиций в программы обучения, сравнивая выгоды (например, повышение производительности) с затратами на обучение. Чтобы рассчитать ROI в обучение, вычтите общую стоимость обучения из чистой полученной выгоды, затем разделите этот результат на общую стоимость обучения

90-дневный показатель ухода сотрудников из компании
Это относится к числу новых сотрудников, которые покидают компанию в течение трех месяцев (или года, если вы выбираете 360-дневный показатель увольнений). Частью роли HR является обеспечение найма правильных людей. Невыполнение этого требования окажет измеримое негативное влияние на эффективность организации

KPI в HR и метрики

Каждый KPI — это метрика, но не каждая метрика — это KPI. Это главное различие между ними. В таблице ниже дается краткий обзор HR KPI и HR-метрик

Примеры того, что не является KPI в HR:

• Средний срок работы/стаж
• Средняя зарплата
• Средняя стоимость собеседования
• Среднее количество дней отпуска на одного работника
• Среднее количество часов обучения на одного сотрудника
• Коэффициент HR-to-FTE

HR-to-FTE (HR to Full-Time Equivalent (FTE) - это метрика, используемая для определения эффективности, результативности и относительных затрат на работу отдела персонала организации. В нем представлено отношение общего числа сотрудников, занятых полный рабочий день в организации к числу штатных сотрудников (источник: https://workforce.pwc.com/)

• Удовлетворенность обучением сотрудников

Это не KPI, потому что они ничего не говорят нам об эффективности. Например, нужен ли нам 1 сотрудник HR на 100 сотрудников или 1,5? Измерение только соотношения HR-to-FTE не дает ответа на этот вопрос
Проще говоря, HR KPI — это не просто усредненные данные по сотрудникам. Это измеримые показатели, напрямую связанные со стратегическими целями организации

Характеристики хороших KPI в HR

Как мы уже упоминали, хорошие KPI в HR уникальны для каждой организации и ее целей. Давайте рассмотрим две структуры, которые вы можете использовать для формирования и установки KPI, помогающих отслеживать прогресс в достижении этих целей

Структура KPI Экерсона

В статье 2009 года Уэйн В. Экерсон описал несколько характеристик «хороших» KPI. Их можно применять и для создания KPI в HR:

Sparse (редкий): Вам следует сосредоточиться только на нескольких KPI HR. В конце концов, они не зря называются ключевыми показателями эффективности. Сосредоточьтесь на существенных для вашей организации и исключите остальные. Общее правило остается тем, чем меньше, тем лучше

Drillable (отражающий суть): Вы должны иметь возможность углубляться в детали, в первоистоки. Почему мы не достигаем цели по стоимости подбора? Какие группы являются самыми дорогими для подбора? Благодаря детализации вы можете легче предсказать свой будущий успех и увидеть, где не хватает прогресса

Simple (простой): пользователи, включая людей за пределами отдела персонала, должны понимать KPI. Если это не просто, то сложно общаться и на этом сосредоточиться

Actionable (осуществимый): HR фокусируется только на KPI, связанных с результатами HR, потому что они могут на них влиять. HR не несет ответственности за доход или успех продаж. Сосредоточьтесь только на KPI, на которые вы можете повлиять

Owner (владелец): В соответствии с предыдущими характеристиками, KPI должны иметь владельца. Владелец вознаграждается в случае успеха и несет ответственность, если цель не достигнута. Владелец HR KPI обычно является старшим членом управленческой команды, например, руководителем отдела или менеджером

Correlated (коррелированность): KPI должны быть связаны с желаемым результатом. Когда мы говорим о бизнес-целях, KPI HR должны быть связаны с этими бизнес-результатами. Гриффин (2004) утверждает, что должна быть прямая связь между KPI и целями, между целями и задачами, а также между задачами и стратегией

Aligned (согласованность): Ранее мы кратко коснулись согласованности HR KPI. KPI не должны противоречить друг другу

Структура целей по SMART

Есть более простая структура, с которой мы все знакомы, которая суммирует вышесказанное. Альтернатива, определенная Хёрсманом (2010), — это известная аббревиатура SMART. Это означает

• Specific. Конкретна
• Measurable. Измерима
• Attainable. Достижима
• Relevant. Актуальна
• Time-Bound. Ограничена временем

Знание этих критериев и их применение могут помочь вам создать соответствующие Ключевые показатели эффективности управления персоналом, необходимые вашей организации для достижения успеха.

Давайте рассмотрим пример того, как это может выглядеть. Возьмем внутренние показатели повышения. Это SMART KPI, потому что он соответствует критериям:

Конкретность: ориентирован на четкий результат — отслеживание процента сотрудников, получивших повышение в компании

Измеримость: показатель продвижения можно оценить количественно, что позволяет легко отслеживать прогресс с течением времени

Достижимость: компании могут обоснованно влиять на этот показатель посредством внутренних программ развития, наставничества или планирования преемственности

Актуальность: соответствует целям организации, таким как развитие талантов, удержание сотрудников и меры по экономии средств за счет сокращения потребности во внешнем наборе персонала

Ограниченный по времени: показатель можно отслеживать в течение определенного периода, например, ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, чтобы оценить тенденции и улучшения

Этот KPI отражает как рост сотрудников, так и эффективность организации, что делает его ценным инструментом для отслеживания кадровых и деловых успехов

Примером того, что не является SMART KPI, является средняя продолжительность работы. Хотя ее легко измерить и достичь, она неактуальна и не ограничена по времени. Продолжительность пребывания сотрудника в должности не дает представления об его эффективности, производительности или вкладе в инновации, а также не связана напрямую с целями или приоритетами организации

Опережающие и отстающие KPI

Ключевые показатели эффективности могут быть опережающими или запаздывающими. Каплан и Нортон (2007), исследователи, разработавшие сбалансированную систему показателей, объясняют разницу в своей статье
https://www.hbs.edu/faculty/Pages/item.aspx?num=9200

Опережающие индикаторы ориентированы на будущее и фокусируются на причинах или предикторах будущих событий. Они помогают предвидеть результаты. Например, производительность является ведущим KPI для затрат на персонал, поскольку более высокая производительность может снизить затраты на персонал в будущем

Запаздывающие показатели смотрят назад и измеряют результаты прошлых действий или событий. Они отражают уже достигнутые результаты. Например, если производительность является ведущим KPI, уровень заболеваемости может быть запаздывающим KPI, поскольку он показывает эффект усилий, связанных с производительностью. Другим примером запаздывающего KPI может быть стоимость рабочей силы на одного сотрудника

Вот пример: предположим, что бизнес-цель — повысить квалификацию сотрудников. Это актуально, особенно в отраслях, где непрерывное обучение имеет решающее значение. В этом случае опережающим показателем может быть время до достижения мастерства — насколько быстро сотрудники завершают обучение и начинают применять свои навыки. Это предсказывает улучшение производительности и инноваций

Запаздывающим показателем может служить процент сотрудников, прошедших аттестацию, показывающий конечный результат усилий по обучению

Как вы могли заметить, опережающие индикаторы часто менее точны, но предлагают интересную информацию о текущей производительности KPI и потенциальных результатах. Запаздывающие индикаторы, с другой стороны, более точны, но только постфактум

Использование обоих типов KPI помогает создать комплексную систему показателей HR, которая отслеживает прошлые достижения и прогнозирует будущие результаты

Исследование HR KPI

Как упоминалось выше, не все показатели являются ключевыми показателями эффективности, и не все ключевые показатели эффективности помогут понять эффективность работы отдела кадров. Давайте рассмотрим, как компания в секторе морского судоходства устанавливает свои ключевые показатели эффективности работы HR-подразделения для своего отдела подбора персонала

Западный сектор морского судоходства находится в сложных условиях. Пятьдесят лет назад большинство судов строилось в их родной стране; сегодня строительство крупных грузовых судов и танкеров в Восточной Азии обходится намного дешевле

Для американской судостроительной компании в нашем исследовании ключевых показателей эффективности работы управления по работе с персоналом было сложно конкурировать с дешевой рабочей силой и сталью из Китая

Поэтому стратегия дифференциации затрат не была вариантом. Компания решила вложить значительные средства в технологии и инновации, зная, что большая часть ее текущего портфеля клиентов заинтересована в их высокотехнологичных навыках судостроения (в основном, небольших судах) по гораздо более высокой цене

Поскольку стратегические цели не достигаются изолированно, американской компании пришлось сократить расходы, одновременно становясь более инновационной за счет более разумного найма. Это означало, что:

• Им пришлось сократить расходы на подбор персонала
• Им нужно было нанять более квалифицированных специалистов

На изображении ниже показано, как выглядела их карта стратегии подбора персонала. Стрелки указывают на внутренние связи между различными целями компании. Исполнительный совет принял решение о стратегических целях, и на их основе HR установил цели HR

Для реализации этих целей компания разработала конкретные KPI.
Например, они измерили сокращение времени выполнения заказа и оценили свою привлекательность как работодателя. После того, как KPI были установлены, они оценили свои текущие уровни производительности и поставили цели для улучшения

Полученная структура ключевых показателей эффективности HR-подразделений содержала четкие показатели, соответствующие стратегическим целям, что позволило компании отслеживать прогресс и корректировать стратегии по мере необходимости

Шаблон KPI HR

Шаблон HR KPI — отличный инструмент для мониторинга ключевых показателей эффективности в HR. Он позволяет отделам HR:

• Согласовывать свои кадровые инициативы и действия с целями компании
• Измерять успешность этих инициатив с течением времени
• Стремится к постоянному совершенствованию

Чтобы помочь вам начать работу, мы создали бесплатный загружаемый шаблон KPI HR в Excel, который легко настраивать:

Лучшие практики KPI HR

Давайте рассмотрим некоторые передовые практики внедрения и отслеживания HR KPI, например:

Установите KPI на основе организационных целей: как подчеркивается в этой статье, вам необходимо определить KPI, которые напрямую соответствуют стратегическим целям организации, сосредоточившись на результатах, которые способствуют успеху бизнеса. Например, компания, стремящаяся повысить производительность, может отслеживать такие KPI, как время на освоение навыков для новых сотрудников или скорость выполнения задач

Используйте аналитику персонала и панели KPI: применяйте аналитические инструменты, такие как Excel, или возможности аналитики HRIS, чтобы связать точки данных, такие как затраты на подбор персонала, удовлетворенность сотрудников и демографические данные, для получения действенных идей. Создайте панель HR с вашими наиболее важными KPI для отслеживания и предоставления удобного обзора

Расширение возможностей вашей HR-команды: Предоставьте вашей HR-команде инструменты, обучение и полномочия для эффективного отслеживания, анализа и принятия мер на основе данных KPI. Это включает в себя инвестирование в платформы аналитики персонала, поощрение культуры, основанной на данных, и поощрение проактивного принятия решений на основе инсайтов

Обеспечьте поддержку руководства: привлеките руководителей организаций к поддержке инициатив в области HR, продемонстрировав, как эти усилия способствуют достижению ключевых бизнес-целей и повышению общей производительности. Убедитесь, что руководство понимает ценность согласования стратегий HR с измеримыми результатами.

Отслеживайте эффективность с течением времени: регулярно анализируйте, как вы выполняете свои ключевые показатели эффективности и другие показатели HR, чтобы выявлять закономерности и соответствующим образом корректировать стратегии

Заключение

HR KPI — это отличный способ для HR внести свой вклад в общую организационную стратегию, предоставляя измеримые ориентиры для оценки того, как HR вносит вклад в успех бизнеса. Они не только отслеживают прогресс, но и создают четкую связь между деятельностью HR и более широкими целями компании, такими как повышение производительности, повышение удовлетворенности сотрудников или снижение затрат

Однако их установление требует глубокого понимания стратегии и целей компании. Это означает, что HR должен тесно сотрудничать с руководством, чтобы определить ключевые бизнес-драйверы и определить, как HR может их поддержать

Больше полезных материалов для HR: www.VorontsovaUchit.ru